Гумеров Рустем.

Управление проектами: «На старт! Внимание! Марш!»

30.01.12, 31.01.12

 

П.с. данный документ является кратким конспектом мастер-классов, и, естественно, не может в полной мере отражать всю его глубину :)

 

 

Мастер-класс №1.

 

Мастер-класс направлен на то, чтобы в короткий срок дать участникам комплексный взгляд на управление проектами. В течение мастер-класса будут освещены основные составляющие управления проектами и даны практические механизмы.

 

Целевая аудитория мастер-класса - участники, имеющие сравнительно малый опыт в управлении проектами.

 

__

 

Для того, чтобы понять, что такое “проект” и “проектная деятельность”, вспомним какие существуют виды деятельности.

 

Виды деятельности:

Операционная (функциональная) деятельность– человек осуществляет определенную функцию (водитель автобуса, продавец).

Проектная деятельность– это уникальнаядеятельность, имеющая началои конец, направленная на достижение заранее определенного результата(цели) при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качествуи допустимому уровню риска.

 

Проект характеризуется:

- уникальностью

- результатом

- ограничениями по ресурсам и срокам

- требованиями по качеству и рискам

 

Также надо четко понимать, кто является вашей целевой аудиторией(сколько человек, какого пола, возраста, социального статуса, какой уровень образования, дохода и т.д., чем они занимаются) и что конкретно даст им результат проекта.

Цель– это тот результат, который мы хотим получить. Обычно цель – это отглагольное существительное: повышение, уменьшение, создание, изменение и т.д.

Задачи– это те шаги, которые нам нужно осуществить для достижения цели.

 

Для того, чтобы оценить успешность проекта существуют критерии эффективности, которые разделяются на количественныеи качественные.

 

Elevator speech

 

В проектной деятельности очень важно понимать, что именно вы делаете и уметь рассказать об этом быстро и четко.

Для этого вам поможет elevator speech (элеватор спич). Элеватор спич - это короткое выступление длительностью 1 мин в течении которого вы должны представить свой проект.

Задание:Представьте, что вы случайно зашли в один лифт с человеком, который может оказать существенную помощь вашему проекту. Вам нужно за одну минуту презентовать ему свой проект.

 

 

Команда:

 

Команда очень важна для любого проекта.

Зачастую, успешная команда играет одну из наиболее важных ролей в успешной реализации проекта.

Как на ЗШ, так и на многих других конкурсах (например, стартапов) сильная команда – один из факторов победы.

Сильная команда > ∑ навыков и компетенций её участников.

 

Основные характеристики успешной команды:

 

- команда должна быть сплоченной

- у команды должен быть лидер

- все должны понимать общую цель

- каждый должен понимать, зачем проект лично ему

- прозрачность

- четкое разделение ролей

- умение решать конфликты (они есть всегда, после решения конфликтов команда может стать сильнее)

 

 

 

SWOT – анализ

Swot-анализ нужен для того, чтобы понимать, как позиционировать свой проект, видеть его слабые и сильные стороны и т.д.

 

SWOT-анализ—метод стратегического планирования, используемый для оценки факторов и явлений, влияющих на проект или предприятие. Все факторы делятся на четыре категории: strengths (сильные стороны), weaknesses (слабые стороны), opportunities (возможности) и threats (угрозы). Метод включает определение цели проекта и выявление внутренних и внешних факторов, способствующих её достижению или осложняющих его.

 

 

 

 

 

	Положительное влияние	Отрицательное влияние
Внутренняя среда	Strengths (преимущества) - свойства проекта или коллектива, дающие преимущества перед другими в отрасли	Weaknesses (слабые стороны) свойства, ослабляющие проект
Внешняя среда	Opportunities (возможности) внешние вероятные факторы, дающие дополнительные возможности по достижению цели	Threats (угрозы) внешние вероятные факторы, которые могут осложнить достижение цели

 

 

Собрание 2.0. Как проводить эффективные собрания по проекту?

 

Собрание– очень важная вещь, которая занимает достаточно времени (у топ-менеджеров может занимать до 80% рабочего времени)

 

Типа собраний:

- мозговой штурм и прочий креатив

- текучка

- отчет/презентация

 

Что следует учитывать при подготовке собрания:

 

- Кол-во людей. Людей должно быть ровно столько, сколько нужно. Меньше плохо, больше тоже плохо. (Можно делить собрание на несколько частей и просить подойти к определенному времени)

Возможные роли:

Модератор собрания(объявляет регламент, ведет собрание, предоставляет слово другим участникам) – полезен, когда много участников, когда коллектив еще плохо сработан, когда за короткий промежуток нужно все обсудить.

Секретарь(записывает все или основные моменты) – полезен, когда много новой информации, которая будет нужна в дальнейшем, и когда некоторые участники не смогли участвовать.

- После окончания собрания рассылаются основные его тезисы(для присутствующих – зафиксировать в письменном виде, остальным - ознакомится).

- Не смешивать собрания с тусовками, пьянками и т.д. (чтобы никто не брал во время собрания алкоголь и т.д.) Можно разделять по времени – с 6 до 8 собрание, потом отдыхаем.

- Не использовать ноуты, планшетники и т.д., если нет необходимости.

- Четко ставить задачи. Назначать ответственного, сроки, обратная связь

- Если людей много – говорить по поднятой руке

- Время собрания можно определять голосованием(лайт-версия – контакт, более продвинутая - doodle).

- По окончании собрания – повторить тезисы, поставленные задачи и т.д.

- Определить, когда будет следующее собрание, если да – то когда, где и т.д.

- В конце собрания – поблагодарить всех

 

 

 

 

Мастер-класс №2.

 

Мастер-класс направлен на то, чтобы в короткий срок дать участникам комплексный взгляд на управление проектами. В течении мастер-класса будут освещены основные составляющие управления проектами и даны практические механизмы. (Часть 2)

 

Матрица ответственности

 

 

В любом проекте много задач/направлений деятельностии есть определенное кол-во участников.

 

Нужно:

- понимать, какие есть задачи

- за кем закреплена та или иная задача

- насколько загружен тот или иной участник

- какие задачи давать одному и тому же участнику, а какие разным

(например, написать 2 статьи (газета и журнал)- один человек, нарисовать макет и утвердить макет, написать программу и протестировать программу – разные люди)

Когда мало задач – это можно держать в голове, когда много – лучше записывать

 

 

	Задача 1	Задача 2	…
Участник 1	+		+
Участник 2		+		+
…

 

 

 

 

 

 

Риски

 

Риск – это действие, которое может произойти с некоторой вероятностьюи может нанести вред проекту.

 

Типы рисков:

· Организационные

· Технические

· Технологические

· Человеческие

· И т.д.

 

 

Риск характеризуется следующими характеристиками:

:

-вероятность (высокая - 0,6, средняя - 0,4, низкая - 0,2)

-вред (большой - 0,6, средний - 0,4, низкий - 0,2)

 

Вероятность	Вред
Высокая – 0,6	Большой – 0,6
Средняя – 0,4	Средний – 0,4
Низкая – 0,2	Низкий – 0,2

 

 

Индекс вредностипоказывает, насколько тот или иной риск губителен для проекта Индекс вредности = вероятность*вред

 

 

Риски нужно формулировать наиболее четко и конкретно (не “проблемы с организацией-партнером”, а “отказ от сотрудничества”).

 

Способы борьбы с рисками:

- Проактивный(профилактика рисков)

- Реактивный(непосредственное устранение)

 

 

 

Мотивация

 

Мотивация – это побуждение к деятельности.

 

Задание: придумать способы мотивации волонтеров для участия в вашем проекте.

 

 

 

Способы замотивировать участников:

 

1. Личная выгода

2. Совершение добрых дел и эмоциональная удовлетворенность.

3. Общественно-значимая деятельность.

4. Получение опыта, связей.

5. Повышение социального статуса, авторитета.

6. Материальное и моральное поощрение.

7. Организация досуга.

8. Вклад в общий результат.

9. Общественное признание.

10. Дух соревнования.

и т.д.

 

Пирамида Маслоу

 

Пирамида Маслоу показывает уровни человеческих потребностей. Самые основные потребности - физиологические. Для перехода к следующему уровню необходимо удовлетворение потребностей более низких уровней.

 

1) Физиологические - самые основные потребности (основание пирамиды)

2) Безопасность

3) Любовь/принадлежность к чему-либо

4) Уважение

5) Самовыражение (вершина пирамиды)

 

С течением времени человек развивается, поэтому и мотивация должна меняться.

Обеспечение эффективных коммуникаций в проекте

 

Основные задачи:

- Донесение информации

- Общение

- Постановка задач

- Контроль выполнения задач

 

 

В любом случае необходима обратная связь.

 

Типы коммуникаций:

- коммуникации между участниками команды

- коммуникация с волонтерами

- коммуникации с участниками проекта

- с организацией-партнером/ВУЗом

- с чиновниками

- с бизнесом/спонсорами

- с подрядчиками (типография и т.д.)

 

Очень важно понимать мотивацию того, с кем коммуницируешь.

 

Коммуникация– это не только разговор, это гораздо более обширное понятие.

 

Как правило, чем более сплоченная и организованная команда, тем больше работы может вестись в он-лайне.

 

 

Способы коммуникации:

- телефон (звонки/смс)

- почта

- система управления проектами (basecamphq, jira, Мегаплан и т.д.)

- группа в контакте

- сайт

- доска объявлений и т.д.

Если вопрос срочный – решается по телефону, если менее срочный -- по почте (или другим средствам связи).

 

Желательно иметь место, где будут хранится и оперативно изменяться контакты команды (например, гугл-докс или группа в контакте).

 

 

 

Эффективная постановка задач и контроль их выполнения

 

 

При постановке задач должны учитываться:

 

1. Реалистичность и достижимость

2. Четко определенное ответственное лицо (1!)

3. Критерии эффективности выполнения задачи

4. Временные рамки

5. Подробное описание задачи

6. Должно четко говориться, что должно быть выполнено обязательно, а где есть возможность креатива

7. Обратная связь

8. Приоритет задачи

 

Задачи можно ставить:

 

- Лично

- По телефону/скайпу

- По почте/в контакте

- В системе управления проектами

 

 

Контроль выполнения:

 

· Способы контроля те же, что и постановки

· Необходимо понимать на каком этапе задача

· Более опытный и ответственный исполнитель – меньше контроля, менее опытный и ответственный – больше контроля

· Если задача важная – дополнительно сообщать об этом

· Исполнитель должен сообщать о выполнении задачи (или о её не выполнении) – не пропадать

· Исполнитель должен держать вас в курсе того, как продвигается процесс решения и сообщать о возникающих сложностях

 

При постановке задачи нужно понимать, что человек должен быть замотивированна выполнение задачи.

 

 

 

 

Роли в проекте/команде

 

С точки зрения направления деятельности:

· Управление (стратегическое и тактическое(администратор))

· Технологии (основная деятельность в рамках проекта)

· Коммуникации(pr, реклама, маркетинг)

· Креатив(генератор идей)

· Hr(привлечение волонтеров, командообразование, взаимоотношение в команде)

· Финансы и ресурсы

 

Наилучший вариант - быть профессионалом в одном направлении и разбираться в других

 

 

Бюджет

 

Бюджет должен быть четким, понятными обоснованным.

 

Чаще всего бюджет делается по группам расходов.

 

 

Наименование	Стоимость за единицу	Кол-во	Сумма

 

- Нельзя пропускать строки, пишите «0» и сноску (оплачивается партнером и т.д.)

- детализация («конкретный» товар – марка, наименование и т.д.)

 

Если требуется немного “подогнать” бюджет под определенные условия

 

Наименование	Стоимость за ед.		Количество		Сумма
	Min	max	min	max	min	max

 

- не забываем про налоги

- по хорошему бюджету должно быть понятно, что это за проект (особенно, если будете ходить к чиновникам и за грантами)

- Хорошо должна быть видна детализация на разных этапах (общая сумма, сумма по статьям, детали статьи)

 

Mind Map (интеллектуальные карты)

 

MindMap(интеллект-карта, карта памяти) – способ изображения процесса общего системного мышления с помощью схем. Также может рассматриваться, как удобная техника альтернативной записи.

Майнд-мэппинг– это мощная графическая техника, которая может быть использована во многих сферах. Систематизирование и решение задач разной степени сложности, конспектирование информации, стимулирование творческого процесса, мозговые штурмы и генерация идей.

 

У майнд-мэппинга есть четыре основные характеристики:

• Объект внимания выкристаллизован в центральном образе

• Основные темы ответвляются от центрального образа

• Ветви содержат в себе ключевой образ/слово, которое ассоциируется с направлением

• Ветви образуют связанную узловую структуру

 

Как создать карту памяти?

1. Возьмите чистый лист бумаги А4 или больше

2. Используйте горизонтальное положение бумаги

3. Начните с центра

4. Создайте центральный образ, который отображает тему, о которой вы пишите/размышляете

5. Главные темы вокруг центрального рисунка – как заголовки в книге

6. Начните добавлять второй уровень мыслей

7. Добавьте третий или четвертый уровень данных, по ходу того, как мысли посещают вас

Можно рисовать самому на бумаге, можно использовать специализированный софт J

 

 

 

 

Тайм-менеджмент в проекте

 

 

Тайм-менеджмент(управление временем, организация времени) – это технология организации времени и повышения эффективности его использования.

 

Времени не может хватить на все дела, но можно сделать так, чтобы его хватило на главные.

Начинать надо с определения основных задач.

 

 

	Важные	Не важные
Срочные	!!! - 1	2
Не срочные	3

 

 

Долгосрочное планирование – с помощью диаграммы Ганта.

 

Краткосрочное планирование – знать, от чего зависит выполнение задания. Что должно быть сделано для этого, какие ресурсы необходимы и т.д. Все это нужно контролировать.

 

План дня:

Дела с жесткой привязкой к определенному времени __ Не ставить сразу друг за другом, оставлять промежутки

Дела, не имеющие четкой привязки ко времени

 

Дела можно привязывать либо ко времени, либо к определенному месту/событию (деканат, почта, встретил Ивана и т.д.)

 

 

 

Рефлексия

Рефлексия– обратная связь по итогам какого-либо действия.

Нет идеальных проектов или людей, но есть те, кто стремиться к этому.

Рефлексия – один из наиболее эффективных способов совершенствования проекта.

 

С кем проводится?

- команда проекта

- участники проекта

- те, кто каким-либо образом взаимодействует с проектом (им не обязательно знать, что это рефлексия)

 

Способы проведения:

- Групповое обсуждение

- Личные беседы

- Беседы на «перекуре»

- Анкеты, опросы (онлайн и офлайн)

И т.д.

 

Основные задачи рефлексии:

- что было сделано хорошо и отлично

- что было сделано плохо

- как это можно улучшить

- какие фишки стоит попробовать